Rechtsanwalt Ralph Binder, Passau

Das Organisationshandbuch – ein notwendiges Übel?

1. Was ist ein Organisationshandbuch

a. Bestandteile

- Arbeitsabläufe, der eigentliche Kanzleibetrieb

- organisatorische Struktur

- Zuständigkeiten/Kompetenzen

- Akquisition, Mandatspflege

- Fort- und Weiterbildung

- tragende Grundsätze der Unternehmenskultur

b. Aufbau

wie das Leben eines Mandats: von der Akquisition bis zur Aktenvernichtung

c. Inhalt

(1) Unternehmenskultur

(2) Annahme und Ablehnung von Mandaten

(3) Haftungsbeschränkung und Versicherung

(4) Grundsätze des Schrift- und Telefonverkehrs

(5) Aktenanlage, Stammdatenerfassung und Aktenführung

(6) Post- und Telefax- sowie e-mail - Eingang und – Ausgang, Fristenkontrolle und Kalenderführung

(7) Aktenumlauf und Wiedervorlagen

(8) Mandatsbearbeitung, Führung der Korrespondenz mit Mandant, Gegner, Gerichten und Dritten

(9) Prozessführung, Vorbereitung und Durchführung von Gerichtsterminen

(10) Zwangsvollstreckung

(11) Abrechnung, Buchhaltung, Behandlung von Fremdgeld, Beitreibung der Vergütung

(12) Mandatsbeendigung, Aktenablage, Aktenaufbewahrung und -vernichtung

(13) Besetzung von Stellen und Anforderungen, Weiterbildung,

(14) Arbeitszeiten

(15) Beschaffungswesen

(16) Anlagen (Organigramm, Anwaltsverträge, Vollmachten, Datenschutzerklärung, Terminzettel etc.)

2. Wozu ein Organisationshandbuch?

a. Definition der Arbeitsabläufe

b. Vereinfachung der Arbeitsabläufe

c. Transparenz der Arbeitsabläufe

d. Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe

e. Weiterführung der Abläufe durch andere Personen (Funktionsnachfolge)

f. Absicherung der Abläufe

g. Folgen für die Anwaltshaftung

3. Wie erstellt man ein Organisationshandbuch?

a. Systematik von Arbeitsabläufen

- Input/Anlass

- notwendige Reaktion

- Zuständigkeit aufgrund Kompetenz

- Erledigung

- Output/Arbeitsergebnis

- Kontrolle

b. Organisation der Arbeitsabläufe

- Feststellung der einzelnen Abläufe - status quo

- Festlegung der Zielvorstellung - Optimierung der Abläufe

- Zuständigkeitsbestimmung

 

c. Brauchbarkeit von Vorlagen

 

d. Die Regelungstiefe

 

e. Darstellungsformen

 

f. Pflege

 

g. Einführung des Handbuches

4. Weiterführende Literatur

a. Hartung / Römermann (Hrsg.), Marketing- und Managementhandbuch für Rechtsanwälte,  Verlag C.H. Beck, Krämer und Mauer, § 26,  und  Borgmann, § 34

b. DAV-Leitfaden TQM Qualitätsmanagement in der Anwaltskanzlei, Deutscher Anwaltverlag Kapitel 5.

Passau, im Mai 2007

Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

Deutscher KanzleiManagementTag 2018 (#DKMT)

13. & 14. April, Hamburg

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