Sparen – koste es, was es wolle: Outsourcing kanzleiinterner Aufgaben

Rechtsanwalt Uwe J. Scherf, SolingenKostensenkung steht in vielen Kanzleien heute auf der Tagesordnung. Es gibt viele Mechanismen, wie diese Kostensenkung zu dem gewünschten Ziel geführt werden kann. Ein Vehikel zur Einsparung ist das Outsourcing, also das Verlagern von internen Kanzleiaufgaben auf externe Anbieter. Diese Form der Arbeitsorganisation bei den nicht zu den Kernleistungen der Anwaltskanzlei gehörenden Aufgaben wird offensichtlich mehr und mehr genutzt.


Outsourcebare Aufgaben

Es gibt zahlreiche Aufgaben die nach außen vergeben werden können: Schreibarbeiten eignen sich dazu ebenso wie die Abgabe der Buchhaltung und Planen der Reisen zu Mandanten und Gerichten. Auch die Telefonzentrale einer Kanzlei kann nach außen gegeben werden, aber das bringt nur Vorteile, wenn die Kommunikation des Anwalts mit dem Call-Center reibungslos funktioniert, denn oft muss die Verbindung zum Anwalt hergestellt werden.

Die größte und leicht durchführbare Aufgabe, die in fremde Hände außerhalb der Kanzlei gelegt werden kann, ist sicher der gesamte Apparat rund um das Schreiben der Diktate. Wohlbemerkt: Das Schreiben und nicht das Aktenverwalten. Das kann nicht losgelöst von der räumlichen Nähe zur Kanzlei erledigt werden. Auch hier ist aber eine Einschränkung vorzunehmen. In einem auf digitale Aktenverwaltung ausgerichteten Büro könnte auch das vom externen Beauftragten erledigt werden. Das ist aber derzeit eher Zukunftsmusik. Kürzlich umschrieb das ein Manager mit eigenen Worten so: „Wir sind vom papierlosen Büro so weit entfernt wie von der papierlosen Toilette!“

Es können auch nicht alle Schreibarbeiten nach außen vergeben werden. Diktate, die sofort geschrieben und gefaxt werden müssen, eilige Schriftsätze (z.B. bei drohendem Fristablauf, Antragsschriften für eine einstweilige Anordnung etc.) müssen spontan bearbeitet werden. Dieses kann nur in der Kanzlei vor Ort erledigt werden. Andere, langfristig geplante und nicht unter dem Zeitdiktat stehende Schreibarbeiten müssen in der Tat nicht unbedingt in der Kanzlei erledigt werden.
Freiräume werden aufgegeben und neue geschaffen Ein gut organisiertes Sekretariat verschafft jedem Anwalt Freiräume. Es schreibt nicht nur, es heftet ab, verwaltet die Akten, kopiert, telefoniert, vereinbart Termine und vieles mehr. Der Anwalt hat – verzichtet er auf diese hauseigene Arbeitshilfe – weniger Freiräume. Er muss anderweitig planen. Der mit dieser neuen Herausforderung operierende Anwalt verheddert sich unter Umständen, weil er es nicht gewöhnt ist, auf diese Hilfe zu verzichten. Zudem wird er, wenn er komplett auf ein Sekretariat verzichten will, administrative Arbeiten selbst erledigen müssen. Es gibt keine ideale Form für eine Kanzlei, die am Reißbrett geplant werden könnte. In der Regel beschäftigt der Anwalt heute zwischen 1,5 und 2,5 Mitarbeiter(innen). Jeder Anwalt, der Aufgaben nach außen verlagern will, muss seine Kanzlei, die hier lauernden permanenten Arbeiten und die Kanzleistruktur deutlich analysieren. Eignet sich die Kanzlei überhaupt, Aufgaben nach außen zu geben. Die Antwort wäre im Hinblick auf Schreibarbeiten ein klares Nein, wenn der Anwalt alle anfallenden Schriftsätze erst so spät diktiert, dass schon der Verfristungs-KO droht. Kommt er zu einem Ja muss er sorgfältig planen, was er zukünftig nach außen geben möchte. Nicht jede Verlagerung auf einen Externen bringt der Kanzlei aber einen solch großen Nutzen, dass die Mitarbeiterzahl reduziert werden kann. Hier muss der Anwalt Nägel mit Köpfen machen und einen Großteil des Kanzleischreibwerks außer Haus geben. Die Situation der Kanzlei ist aber im Auge zu behalten. Die Auslagerung, die für den einen Anwalt optimal ist, ist für den zweiten eine schlichte Katastrophe, weil sie nicht durchzuführen ist.
Um es vorweg zu sagen: Eine Kanzlei ohne jedes Personal ist für einen Anwalt, der durch diese Tätigkeit seinen Hauptverdienst erzielt, kaum realisierbar. Er braucht Personal, das ihm im Alltagsgeschäft den Rücken frei hält. Er ist auf die Entlastung bei den alltäglichen Büroarbeiten angewiesen.

Vorteile des Outsourcing
Die Vorteile aufzuzählen wäre müßig. Je nach Qualität des Personals ist die Hilfeleistung im Büro unterschiedlich groß. Jeder Mitarbeiter entlastet den Anwalt auf seine Weise. Nicht aber in deren Urlaubszeiten und bei Krankheitsausfällen. Da laufen die Kosten weiter, ohne dass eine Hilfe erwartet werden kann. Mit einem nach außen gegebenen Paket von Leistungen kann ein Anwalt nicht nur Spitzenzeiten abfangen, er kann auch eine andere – für ihn günstigere - Personalplanung anstreben. In vielen Kanzleien gehört der Bereich „Schreiben nach Diktat“ zu den zeitintensivsten Arbeiten, die dort trotz moderner Bürotechnik täglich anfallen. Die modernen Formen des Diktierens und das Verarbeiten der Diktate (Spracherkennung und das digitale Diktat) sind aber heute noch nicht überall eingezogen. Der Steno-Block ist unbestritten durch das Diktieren auf Band ins Altenteil geschickt worden. Unter dem Strich bleibt aber, dass die Bänder, also die Texte, die der Anwalt diktiert hat, zu Papier gebracht werden müssen.
Diese Diktatbänder müssen aber nicht in der Kanzlei geschrieben werden müssen. Auswärtige Dienste können - unter Umständen preiswerter - übernehmen. Voraussetzung ist aber, um Zeiten zu verkürzen, dass sowohl der Anwalt als auch das Schreibbüro mit den neuen elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten umgehen können und diese auch nutzen. Das digitale Diktat kann von einem Punkt zum anderen über das Internet verschoben werden, ohne dass Qualitätsverluste auftreten. Da das Internet eine abhörempfindliche technische Errungenschaft ist und die Diktate, sofern sie unverschlüsselt verschickt wurden, abgehört werden können, sollten alle möglichen Sicherheitsvorkehrungen eingeplant werden. Nach dem Abschluss eines Diktats wird dieses via e-Mail von der Kanzlei zum Schreibdienst gemailt, dort verarbeitet und entweder als Papier oder als ausdruckbare fertige Datei zurückgeschickt. Diese Datei wird in der Kanzlei gespeichert, dem Drucker überreicht und schließlich nach Unterzeichnung versandt.
Ob sich ein externer Schreibdienst lohnt, ist für jede Kanzlei individuell auszurechnen. Ein Beispiel. Rechtsanwalt A beschäftigt eine Mitarbeiterin, die mit den Arbeiten (also ohne Schreiben der Bänder) ausgelastet ist. Ein neuer Mandant wird ein erhebliches Mehr an Schreibarbeiten verursachen. Rechtsanwalt A steht vor der Frage, eine weitere Mitarbeiterin einzustellen oder die Schreibarbeiten nach außen zu vergeben. Er rechnet: Büroraum (ohne anteilige Miete) mit Mobiliar und PC und dazugehörigem Equipment (Drucker/Scanner/Diktatanlage/Lizenzen etc. ohne laufende Kosten) plus die monatlichen Lohn- und Lohnnebenkosten einer Rechtsanwaltsfachangestellten. Das Ergebnis dieser Rechnung kann schon leiten, die Preise eines externen Schreibbüros abzufragen und zu vergleichen mit den fest eingeplanten Kosten. Die Preise der externen Büros liegen oftmals unter 20,00 € je Stunden zzgl. MwSt. Weitere Kosten fallen nicht an und Kündigungsfristen sind nicht einzuhalten. Und wenn etwas Ruhe eingekehrt ist, müssen die Fixkosten nicht entrichtet werden. Alle anderen Arbeiten kann die Mitarbeiterin erbringen, die ohnehin in der Kanzlei arbeitet. Sie kann auch dringende Korrespondenz sofort erledigen und andere Tätigkeiten verrichten.

Nicht alles ist Gold
Es müssen aber ein paar Tropfen Wasser in den Wein gegossen werden. Externe Schreibbüros sind Orte, an denen das Anwaltsgeheimnis verletzt werden kann. Hier muss der Anwalt durch eine felsenfeste Vereinbarung umfassend klar stellen, wie mit dem Wissen in diesem Mandat umzugehen ist. Eine Vertragsstrafenregelung ist m.E. zwingend erforderlich, den externen Schreibdienst an die Einhaltung dieser vertraglichen Pflicht zu erinnern. Vielleicht sollte es sich der Anwalt zur Gewohnheit machen, mit jeder Übersendung neuer Diktate, an diese Pflicht zu erinnern. Wenn der externe Schreibdienst für eine Anwaltskanzlei tätig ist, die mit ihm in einem Mandat derzeit die Klinge kreuzt, ist kein Fall widerstreitender Interessen gegeben, wenn die Verschwiegenheitspflicht beachtet wird.

Fazit
Den „berechenbaren“ Kosten, die durch ein Schreibbüro anfallen, stehen im Bereich „Personalmanagement“ Kosteneinsparungen durch nicht gezahlte Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Urlaub, durch eine messbare leistungsorientierte Bezahlung, durch einen geringeren Verwaltungsaufwand und durch einen flexiblen Einsatz von Human Capital (z.B. kein Kündigungsschutz) entgegen. Der Verwaltungsapparat Kanzlei wird nicht vergrößert. Arbeitsabläufe können neu und effizient gestaltet werden. Erzielt wird also eine schlankere Organisationsstruktur, eine Reduktion von Personalkosten. Als Ergebnis bleibt eine größere Wirtschaftlichkeit. Dem sollte der etwas beschwerlichere Kommunikationsfluss nicht entgegenstehen. Ein anderes negatives Element ist das Abhängigwerden vom externen Dienstleister. Der oft zitierte Know-how-Verlust kann dagegen kaum ins Feld geführt werden, wenn es um reine Schreibarbeiten geht.

Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

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