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Kanzlei Manager

gko.de

1. Allgemeines

1.1. Besonderheiten in einem Satz (Herstellerangabe)
Der Kanzlei Manager ist eine bewährte Komplettlösung, die sich durch Übersichtlichkeit und einfache Bedienung auszeichnet.

1.2. Zielgruppe
Anwaltskanzleien, Rechtsabteilungen von Unternehmen und Verbänden

1.3. Auf dem Markt seit
1990

1.4. Genutzt in ca. ...Kanzleien
850

1.5. Aktuell genutzt auf ca. ...Arbeitsplätzen
3.400

1.6 Nativ Unterstützte Betriebssysteme
Windows 7,
Windows (ältere Versionen),
Linux Server

1.7. Ggf. verwendete Datenbanken
Pervasive und alle namhaften SQL-Datenbanken

1.8. Programm ist modular aufgebaut
Nein
Wegen des integrativen Zusammenspiels der einzelnen Module (Aktenverwaltung, Kostenrechnungen, Buchhaltung etc) gibt es nur die Komplettversion der Software, die auch die sog. elektronische Akte, die Webakte sowie die Schnittstelle zu Drebis enthält.

1.9. Saas/ASP Version im Angebot
In Planung

1.10. Programm ist unter einer OpenSource-Lizenz veröffentlicht
Nein

2. Akten- und Fristenverwaltung

2.1. Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage
Ja

2.2. Es können Haupt- und Nebenakten verwaltet werden
Nein

2.3. Bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden
Nein

2.4. Ein RFID-System zum Auffinden von Akten wird unterstützt
In Planung

2.5. In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden
Ja

2.6. In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden
Ja

2.7. Zur Frist/Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden
Ja

2.8. Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten
Ja

2.9. Für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden
Ja

2.10. Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach
2-Augen-Prinzip

2.11. Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt?
Ja

2.12. Die Abwesenheit von Bearbeitern kann automatisch bei der Fristenberechnung berücksichtigt werden
In Planung

2.13. Die Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für
Bearbeiter,
Gesamtkanzlei

2.14. Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen
Ja

2.15. Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit:
Outlook,
Sonstiges

3. Dokumenterstellung und Verwaltung:

3.1. Das Programm verfügt über einen eigenen Texteditor
Ja

3.2 Unterstützte externe Editoren
Microsoft Office,
Open Office/Libre Office

3.3. Bei der Erstellung von Dokumenten kann zwischen unterschiedlichen Adressen eines Beteiligten ausgewählt werden
Ja

3.4. Das Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen
Ja
Über die sog. elektronische Akte können Attachements jeglicher Art (sogar exe-files) der Akte zugeordnet werden.

3.5. Unterstützung externer Diktatsysteme
Ja
alle marktübliche digitalen Diktiersysteme

3.6. Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS)
Ja

3.7. Erstellte/überarbeitete Dokumente werden im internen DMS automatisch versioniert
In Planung

3.8. Folgende Angaben können zu den erstellten Dokumenten standardmäßig angezeigt werden
Alle Vorversionen

3.9. eMails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden
Ja

3.10. Im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten
Teilaufgaben hintereinander

3.11. Anwender kann Standardabläufe individuell als "Komplettabwicklung" zusammenfassen
Ja

3.12. Es werden externe Dokumentenmanagementsysteme unterstützt
Nein


bisher nur interne Aufbewahrung

3.13. Verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden
Ja

3.14. Wenn Dokumente in einer "Webakte" verwaltet werden können, welche Webakten sind möglich:
integrierte Webakte,
www.epoststelle.de

3.15. Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden
Ja

3.16. Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist
Nein

3.17. Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden
Ja

3.18. Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden
Ja

3.19. Das Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.)
In Planung

4. Stammdatenverwaltung und Kollisionsprüfung

4.1. Für einzelne Beteiligte können mehrere Adressen erfasst werden
In Planung

4.2. Gibt es eine standardisierte Auswertung, die zeigt, welche Akten mit welchen Beteiligten verknüpft sind und umgekehrt
Ja

4.3. Die Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich
Nein

4.4. Bei der Kollisionsprüfung kann zusätzlich auf externe Datenbanken zugegriffen werden
Nein

4.5. Die Suche nach ähnlichen Begriffen wird unterstützt ("unscharfe Suche")
Ja

4.6. Für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden
Ja

4.7. Jede Adresse lässt sich eindeutig einem Anwalt zuordnen
Ja

4.8. Standardmäßig lässt sich nachvollziehen, wer eine Adresse eingegeben und geändert hat
Ja

4.9. Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert
Ja

4.10. Bei einer Adress-Aktualisierung (siehe 4.9) bleiben individuelle Daten erhalten
Ja

4.11. Besteht eine Schnittstelle für Kontakte zu
Outlook,
Tobit

4.12. Gibt es Via TAPI-Schnittstelle unterstützte Telefonanlagen
Ja

5. Zeiterfassung und Abrechnung

5.1. Sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden
Ja

5.2. Porto und Fotokopierkosten können, z. B. via Barcodescanner, automatisch zur Akte erfasst werden
Ja

5.3. Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten
Ja

5.4. Folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden
Standard-Stundensätze,
Für jeden Bearbeiter unterschiedlich,
Für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich

5.5. Es kann ein maximaler durchschnittlicher Stundensatz festgelegt und automatisch berücksichtigt werden (sog. "blended rate")
Nein

5.6. Die Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden
Nein

5.7. Durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen
Ja

5.8. Das Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für
Akte

5.9. Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für
Akte

5.10. Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich
Ja

5.11. Programm unterstützt Vorkalkulation
Nein

5.12. Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist
Nein

5.13. Programm warnt, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akte aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurde
In Planung

5.14. Weitere Auswertungen/Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei
Ja: Buchhaltungsmodul und Statistik nach Datev-Muster

5.15. Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach
festen %-Sätzen

5.16. Akquiseleistungen können auch bei Nicht-Sachbearbeitern berücksichtigt werden
Ja

5.17. Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung?
Ja

5.18. Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden
Ja

5.19. Automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich
Nein

5.20. Es können Listen mit Mandaten/Akten verwaltet werden, die nicht gemahnt werden sollen
Ja

5.21. Das Programm verfügt über eine DATEV-Schnittstelle?
Ja

6. Sonstige Funktionen

6.1. Menüs und/oder Eingabefelder lassen sich individuell anpassen
In Planung

6.2. drebis-Schnittstelle vorhanden
Ja

6.3. elektronische EMA-Anfragen werden unterstützt
Ja

6.4. Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) wird unterstützt
Ja

Zahlungsverkehr via HBCI oder FinS wird unterstützt
Ja

6.6. Sonstige Schnittstellen
Ja
Schnittstelle zu Supercheck

6.7. Integrierte Bibliothek-/Literaturverwaltung
Ja

6.8. Integrierte Personalverwaltung mit Urlaubsplanung und Vertretungsregelung
Nein

6.9. Integrierte Lohnbuchhaltung
Nein

6.10. Werkzeuge zur Unterstützung eines Qualitätsmanagementsystems
Nein

6.11. Werkzeuge zur Unterstützung von Wissensmanagement
Nein
Eigenlösung

6.12. Tools zur Unterstützung des Projektmanagements
Nein

6.13. Werkzeuge zur Unterstützung der Relationstechnik
Nein

6.14. Welche Änderungen/neue Funktionen etc. sind in der "Pipeline" bzw. geplant?

6.15. Was es sonst noch über das Programm bzw. den Service oder Ihr Unternehmen zu sagen gibt
Individueller Hotlineservice mit der Möglichkeit der Betreuung durch persönliche Ansprechpartner

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Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

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