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Findentity

thax.de

1. Allgemeines

1.1. Besonderheiten in einem Satz (Herstellerangabe)
Findentity bietet Ihnen Teilkomponenten oder eine Komplettlösung für die Arbeitsorganisation Ihrer Kanzlei in den Punkten digitales Diktieren, Spracherkennung sowie Mandanten-, Akten-, Dokumenten- und Bücherverwaltung, optional mit RFID zur automatischen Aktenerkennung und zum schnellen Wiederauffinden.

1.2. Zielgruppe
Kanzleien, Unternehmen, öffentliche Stellen

1.3. Auf dem Markt seit
1999

1.4. Genutzt in ca. ...Kanzleien
500

1.5. Aktuell genutzt auf ca. ...Arbeitsplätzen
17.000

1.6 Nativ Unterstützte Betriebssysteme
Windows 7,
Windows (ältere Versionen),
WTS

1.7. Ggf. verwendete Datenbanken
Wahlweise Microsoft SQL-Server oder Access

1.8. Programm ist modular aufgebaut
Ja
Findentity Basispaket und folgende Zusatzmodule: Dictate, Find, Ident, Office, Workflow

1.9. Saas/ASP Version im Angebot
Nein

1.10. Programm ist unter einer OpenSource-Lizenz veröffentlicht
Nein

2. Akten- und Fristenverwaltung

2.1. Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage
Nein

2.2. Es können Haupt- und Nebenakten verwaltet werden
Ja

2.3. Bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden
Ja

2.4. Ein RFID-System zum Auffinden von Akten wird unterstützt
Ja

2.5. In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden
Ja

2.6. In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden
Ja

2.7. Zur Frist/Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden
Ja

2.8. Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten
Ja

2.9. Für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden
Ja

2.10. Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach
k.A.

2.11. Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt?
Nein

2.12. Die Abwesenheit von Bearbeitern kann automatisch bei der Fristenberechnung berücksichtigt werden
Nein

2.13. Die Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für
Bearbeiter,
Abteilung,
Gesamtkanzlei

2.14. Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen
Nein

2.15. Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit:
Outlook

3. Dokumenterstellung und Verwaltung:

3.1. Das Programm verfügt über einen eigenen Texteditor
Nein

3.2 Unterstützte externe Editoren
Microsoft Office

3.3. Bei der Erstellung von Dokumenten kann zwischen unterschiedlichen Adressen eines Beteiligten ausgewählt werden
Ja

3.4. Das Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen
Ja
Ein Schriftsatz kann als Aktivität im Workflow-Modul angelegt werden. Einer solchen Aktivität können mehrere Dokumente / Anlagen zugeordnet werden.

3.5. Unterstützung externer Diktatsysteme
Ja
Das integrierte Diktier- und Diktatmanagementsystem unterstützt Diktiergeräte und Wiedergabesets von Grundig, Philips, Olympus sowie DictaNet-Fußschalter sowie Findentity Mobile Dictate für BlackBerry

3.6. Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS)
Ja

3.7. Erstellte/überarbeitete Dokumente werden im internen DMS automatisch versioniert
Nein

3.8. Folgende Angaben können zu den erstellten Dokumenten standardmäßig angezeigt werden

3.9. eMails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden
Ja

3.10. Im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten
k.A.

3.11. Anwender kann Standardabläufe individuell als "Komplettabwicklung" zusammenfassen
Ja

3.12. Es werden externe Dokumentenmanagementsysteme unterstützt
Ja


Findentity verfügt über unterschiedlich gestaltbare Im- und Export-Schnittstellen, über welche nahezu beliebige Fremdprogramme angebunden werden können.

3.13. Verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden
Ja

3.14. Wenn Dokumente in einer "Webakte" verwaltet werden können, welche Webakten sind möglich:
Nein

3.15. Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden
Nein

3.16. Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist
Nein

3.17. Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden
Ja

3.18. Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden
Nein

3.19. Das Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.)
Nein

4. Stammdatenverwaltung und Kollisionsprüfung

4.1. Für einzelne Beteiligte können mehrere Adressen erfasst werden
Ja

4.2. Gibt es eine standardisierte Auswertung, die zeigt, welche Akten mit welchen Beteiligten verknüpft sind und umgekehrt
Ja

4.3. Die Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich
Ja

4.4. Bei der Kollisionsprüfung kann zusätzlich auf externe Datenbanken zugegriffen werden
Nein

4.5. Die Suche nach ähnlichen Begriffen wird unterstützt ("unscharfe Suche")
Nein

4.6. Für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden
Ja

4.7. Jede Adresse lässt sich eindeutig einem Anwalt zuordnen
Ja

4.8. Standardmäßig lässt sich nachvollziehen, wer eine Adresse eingegeben und geändert hat
Nein

4.9. Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert
Nein

4.10. Bei einer Adress-Aktualisierung (siehe 4.9) bleiben individuelle Daten erhalten
Ja

4.11. Besteht eine Schnittstelle für Kontakte zu
l

4.12. Gibt es Via TAPI-Schnittstelle unterstützte Telefonanlagen
Ja

5. Zeiterfassung und Abrechnung

5.1. Sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden
Nein

5.2. Porto und Fotokopierkosten können, z. B. via Barcodescanner, automatisch zur Akte erfasst werden
Nein

5.3. Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten
Ja

5.4. Folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden
Für jeden Bearbeiter unterschiedlich

5.5. Es kann ein maximaler durchschnittlicher Stundensatz festgelegt und automatisch berücksichtigt werden (sog. "blended rate")
Nein

5.6. Die Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden
Nein

5.7. Durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen
Ja

5.8. Das Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für
Akte

5.9. Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für
k.A.

5.10. Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich
Ja

5.11. Programm unterstützt Vorkalkulation
Nein

5.12. Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist
Nein

5.13. Programm warnt, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akte aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurde
Nein

5.14. Weitere Auswertungen/Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei
Nein

5.15. Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach
k.A.

5.16. Akquiseleistungen können auch bei Nicht-Sachbearbeitern berücksichtigt werden
Ja

5.17. Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung?
Nein

5.18. Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden
Nein

5.19. Automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich
Nein

5.20. Es können Listen mit Mandaten/Akten verwaltet werden, die nicht gemahnt werden sollen
Ja

5.21. Das Programm verfügt über eine DATEV-Schnittstelle?
Ja

6. Sonstige Funktionen

6.1. Menüs und/oder Eingabefelder lassen sich individuell anpassen
Ja

6.2. drebis-Schnittstelle vorhanden
Nein

6.3. elektronische EMA-Anfragen werden unterstützt
Nein

6.4. Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) wird unterstützt
Nein

Zahlungsverkehr via HBCI oder FinS wird unterstützt
Nein

6.6. Sonstige Schnittstellen
Ja
Universalschnittstelle zur Übernahme von Daten aus beliebigen Anwendungen, Import via ODBC

6.7. Integrierte Bibliothek-/Literaturverwaltung
Ja

6.8. Integrierte Personalverwaltung mit Urlaubsplanung und Vertretungsregelung
Nein

6.9. Integrierte Lohnbuchhaltung
Nein

6.10. Werkzeuge zur Unterstützung eines Qualitätsmanagementsystems
Nein

6.11. Werkzeuge zur Unterstützung von Wissensmanagement
Nein
Nein

6.12. Tools zur Unterstützung des Projektmanagements
Nein
Nein

6.13. Werkzeuge zur Unterstützung der Relationstechnik
Nein
Nein

6.14. Welche Änderungen/neue Funktionen etc. sind in der "Pipeline" bzw. geplant?

6.15. Was es sonst noch über das Programm bzw. den Service oder Ihr Unternehmen zu sagen gibt
Thax Software ist einer der führenden Anbieter von Diktatsystemen sowie RFID-basierter Aktenverwaltung in Deutschland. Das angebotene Findentity-System kann auch ergänzend zu einer vorhandenen Kanzleisoftware eingesetzt werden, Schnittstellen können konfiguriert werden. Der Kunde kann sich das gewünschte System aus mehreren Findentity-Modulen zusammenstellen und individuell konfigurieren.

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Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

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