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Auf der Übersichtsseite des jeweiligen Programms finden Sie - wenn Sie Mitglied der Arbeitsgemeinschaft sind und sich angemeldet haben - einen weiterführenden Link, unter den Sie sich die Bewertung der Nutzer hinsichtlich Funktionsumfang, Bedienung, Preis-Leistungsverhältnis, Dokumentation und Service für das jeweilige Programm und den Durchschnitt aller Programme sowie die Kommentare der Nutzer zu diesem Programm ansehen können (Opens internal link in current windowAnmeldung für Mitglieder).

 

COLLEGA Kanzlei Plus

www.collega.de

1. Allgemeines

1.1. Besonderheiten in einem Satz (Herstellerangabe)
Auftragsverwaltung, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Honorar, Betriebswirtschaft der Kanzlei.

1.2. Zielgruppe
Steuerberater, Rechtsanwälte und andere Freiberufler

1.3. Auf dem Markt seit
1995

1.4. Genutzt in ca. ...Kanzleien
> 100

1.5. Aktuell genutzt auf ca. ...Arbeitsplätzen
2.500

1.6 Nativ Unterstützte Betriebssysteme
Windows 7,
Windows (ältere Versionen)

1.7. Ggf. verwendete Datenbanken
SQL-Datenbank

1.8. Programm ist modular aufgebaut
Ja
Adressverwaltung, Mandantenverwaltung, Akten-(Auftrags-)verwaltung, Leistungserfassung (Zeit, Auslagen und Fremdkosten in €, Stück mit Preis für Kopien, Kilometer etc., Honorar nach RVG und Steuerberatergebührenverordnung, Dokumentenmanagementsystem, Fristenkontrolle, Übergabe der Rechnungswerte an Finanzbuchführung (derzeit DATEV, FibuNet, HSC Finanz Plus), Betriebswirtschaft der Kanzlei, Verzahnung mit Finanzbuchführung, Lohnabsrechnung und Steuerprogrammen innerhalb des COLLEGA-Verbundsystems

1.9. Saas/ASP Version im Angebot
Ja

1.10. Programm ist unter einer OpenSource-Lizenz veröffentlicht
Nein

2. Akten- und Fristenverwaltung

2.1. Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage
In Planung

2.2. Es können Haupt- und Nebenakten verwaltet werden
In Planung

2.3. Bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden
In Planung

2.4. Ein RFID-System zum Auffinden von Akten wird unterstützt
In Planung

2.5. In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden
Ja

2.6. In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden
Ja

2.7. Zur Frist/Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden
Ja

2.8. Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten
Ja

2.9. Für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden
In Planung

2.10. Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach
2-Augen-Prinzip,
4-Augen-Prinzip

2.11. Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt?
Ja

2.12. Die Abwesenheit von Bearbeitern kann automatisch bei der Fristenberechnung berücksichtigt werden
In Planung

2.13. Die Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für
Bearbeiter,
Gesamtkanzlei

2.14. Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen
Ja

2.15. Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit:
Outlook

3. Dokumenterstellung und Verwaltung:

3.1. Das Programm verfügt über einen eigenen Texteditor
Ja

3.2 Unterstützte externe Editoren
Microsoft Office,
Microsoft Office 365

3.3. Bei der Erstellung von Dokumenten kann zwischen unterschiedlichen Adressen eines Beteiligten ausgewählt werden
Ja

3.4. Das Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen
Nein
Derzeit keine Unterstützung

3.5. Unterstützung externer Diktatsysteme
Nein

3.6. Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS)
Ja

3.7. Erstellte/überarbeitete Dokumente werden im internen DMS automatisch versioniert
In Planung

3.8. Folgende Angaben können zu den erstellten Dokumenten standardmäßig angezeigt werden

3.9. eMails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden
Ja

3.10. Im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten
Teilaufgaben hintereinander,
Aufgaben für interne Nutzer

3.11. Anwender kann Standardabläufe individuell als "Komplettabwicklung" zusammenfassen
In Planung

3.12. Es werden externe Dokumentenmanagementsysteme unterstützt
In Planung


Docuware in Planung

3.13. Verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden
In Planung

3.14. Wenn Dokumente in einer "Webakte" verwaltet werden können, welche Webakten sind möglich:
Schnittstelle zu eConsult WebAkte

3.15. Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden
In Planung

3.16. Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist
In Planung

3.17. Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden
Ja

3.18. Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden
Ja

3.19. Das Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.)
Nein

4. Stammdatenverwaltung und Kollisionsprüfung

4.1. Für einzelne Beteiligte können mehrere Adressen erfasst werden
Ja

4.2. Gibt es eine standardisierte Auswertung, die zeigt, welche Akten mit welchen Beteiligten verknüpft sind und umgekehrt
Ja

4.3. Die Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich
Ja

4.4. Bei der Kollisionsprüfung kann zusätzlich auf externe Datenbanken zugegriffen werden
Nein

4.5. Die Suche nach ähnlichen Begriffen wird unterstützt ("unscharfe Suche")
Ja

4.6. Für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden
Ja

4.7. Jede Adresse lässt sich eindeutig einem Anwalt zuordnen
Nein

4.8. Standardmäßig lässt sich nachvollziehen, wer eine Adresse eingegeben und geändert hat
Nein

4.9. Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert
In Planung

4.10. Bei einer Adress-Aktualisierung (siehe 4.9) bleiben individuelle Daten erhalten
Ja

4.11. Besteht eine Schnittstelle für Kontakte zu
Outlook

4.12. Gibt es Via TAPI-Schnittstelle unterstützte Telefonanlagen
Ja

5. Zeiterfassung und Abrechnung

5.1. Sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden
Ja

5.2. Porto und Fotokopierkosten können, z. B. via Barcodescanner, automatisch zur Akte erfasst werden
In Planung

5.3. Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten
Ja

5.4. Folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden
Standard-Stundensätze,
Für jeden Bearbeiter unterschiedlich,
Für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich

5.5. Es kann ein maximaler durchschnittlicher Stundensatz festgelegt und automatisch berücksichtigt werden (sog. "blended rate")
In Planung

5.6. Die Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden
Nein

5.7. Durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen
Ja

5.8. Das Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für
Bearbeiter,
Akte,
Kanzlei,
Art von Mandat

5.9. Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für
Bearbeiter,
Akte

5.10. Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich
Ja

5.11. Programm unterstützt Vorkalkulation
In Planung

5.12. Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist
In Planung

5.13. Programm warnt, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akte aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurde
In Planung

5.14. Weitere Auswertungen/Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei
Ja: Bewertung der Mitarbeiterstunden nach Kosten und kalkulierter Honorarerwartung, Deckungsbeiträge für die Kanzlei gesamt, Mitarbeiter, Tätigkeitsgebiete, Akten, Mandanten, Mandantengruppen

5.15. Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach
festen %-Sätzen,
Zeit,
freie Verteilung

5.16. Akquiseleistungen können auch bei Nicht-Sachbearbeitern berücksichtigt werden
Ja

5.17. Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung?
Ja

5.18. Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden
Ja

5.19. Automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich
Ja

5.20. Es können Listen mit Mandaten/Akten verwaltet werden, die nicht gemahnt werden sollen
Ja

5.21. Das Programm verfügt über eine DATEV-Schnittstelle?
Ja

6. Sonstige Funktionen

6.1. Menüs und/oder Eingabefelder lassen sich individuell anpassen
In Planung

6.2. drebis-Schnittstelle vorhanden
Nein

6.3. elektronische EMA-Anfragen werden unterstützt
In Planung

6.4. Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) wird unterstützt
In Planung

Zahlungsverkehr via HBCI oder FinS wird unterstützt
Ja

6.6. Sonstige Schnittstellen
Ja
Outlook zur Übernahme von E-Mails mit Anhängen in die Akte und zum Versand von E-Mails aus der Akte, Übernahme und Versand von Computer Fax mit Faxsoftware wie z.B. Tobit, Schnittstelle zur Docuware bei Bedarf für ein revisionssicheres Archiv, Schnittstelle zu DATEV, HSC Finanz Plus und anderen Fibu-Programmen zur Übergabe der Honorarwerte, Schnittstelle zu DATEV für den Import von Adressdaten aus der ZMSD, Datenbankzugriff innerhalb des COLLEGA Verbundsystems zum Austausch von Stammdaten und Prozeßdaten mit den Programme des Rechnungswesens und den Steuerprogrammen - insbesondere, wenn diese Programme für Mandanten eingesetzt werden (Steuerberaterversion). Programmen wie Jahresabschluss haben Schnittstellen zum Unternehmensregister, BilMoG, E-Bilanz (Taxonomie) und Steuer über ELSTER zur Finanzverwaltung und DEÜV zur den Sozialverischerungsträgern für die Lohnabrechnung.

6.7. Integrierte Bibliothek-/Literaturverwaltung
In Planung

6.8. Integrierte Personalverwaltung mit Urlaubsplanung und Vertretungsregelung
Ja

6.9. Integrierte Lohnbuchhaltung
Ja

6.10. Werkzeuge zur Unterstützung eines Qualitätsmanagementsystems
Nein

6.11. Werkzeuge zur Unterstützung von Wissensmanagement
Ja
Im DMS haben mehrere Anwender sich ein eigenes Wissenmanagement aufgebaut., Dazu verwenden sie das individuell einsetzbare Programm "Aktenplan", ín dem beliebig viele Bereiche, Unter-, Unter- und Unterbereiche angelegt werden können.

6.12. Tools zur Unterstützung des Projektmanagements
Ja
In Ansätzen: Es können bei jedem Auftrag - jeder Akte - frei definierbare Projektschritte mit Zuständigkeiten, Wiedervorlage- und Erledigungsvermerken verwaltet werden., Die Überwachung erfolgt sowohl über die zentralge wie auch über die mitarbeiterbezogene Wiedervorlage.

6.13. Werkzeuge zur Unterstützung der Relationstechnik
Nein

6.14. Welche Änderungen/neue Funktionen etc. sind in der "Pipeline" bzw. geplant?
Das Programm wurde erstmals vor 30 Jahren entwickelt, soeben wird die dritte Generation bei den Anwendern implementiert. Es ist ursprünglich für den steuerberatenden Beruf konzipiert. Wegen seiner individuellen Anpassungsfähigkeit wird es auch von Rechtsanwälten eingesetzt. , Daher ist es möglich, in dem Programm mehrere Kanzleien (Steuerberater, Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer) einzurichten, die einen optional Adress-Stamm nutzen. , Die Erweiterung auf Anforderungen der Rechtsanwaltschaft ist zum Teil erfolgt in Form der Einbindung des RVG mit VV und der Möglichkeit, bei einer Akte beliebig viele Adressen zu nutzen (steht vor der Auslieferung). Die Einbindung der Stammdaten von Finanzämtern wird jetzt erweitert um die Einbindung von Stammdaten von Gerichten, Gemeinden, Versicherungen und anderen Behörden ., Unsere "Pipeline": Diese Entwicklung wird kontinuierlich fortgesetzt.

6.15. Was es sonst noch über das Programm bzw. den Service oder Ihr Unternehmen zu sagen gibt
Das Programm wurde nach den Anforderungen von Berufsträgern "aus der Praxis für die Praxis" entwickelt., Das wird auch für alle künftigen Erweiterungen gelten., Rechtsanwälte, die ihre Kanzlei ähnlich organisiert haben, wie Steuerberater, haben mit unseren Programmen eine sehr leistungsfähige und preisgünstige Möglichkeit der Kanzleiorganisation., Das gilt auch für Rechtsanwälte, die eine Stammklientel überwiegend beratend betreuen und ihre Dienstleistungen nach RVG oder auf der Basis von Zeithonoraren abrechnen., Klassich tätige Rechtsanwälte mit überwiegend streit- und gerichtsbefangenen Mandaten sollten sich unsere Lösungen anschauen und uns nach unsere jeweiligen Entwicklungsschritten fragen.

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Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

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