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Autonomy iManage WorkSite

1. Allgemeines

1.1. Besonderheiten in einem Satz (Herstellerangabe)
Mandatskonzentriertes Dokumenten und E-Mail-Management mit nahtloser Integration in Outlook und die Office Anwendungen.

1.2. Zielgruppe
Rechtsanwaltskanzleien, Rechtsabteilungen, multidisziplinäre Kanzleien

1.3. Auf dem Markt seit
1993

1.4. Genutzt in ca. ...Kanzleien
1900

1.5. Aktuell genutzt auf ca. ...Arbeitsplätzen
2.000.000

1.6 Nativ Unterstützte Betriebssysteme
Windows 7,
Windows (ältere Versionen)

1.7. Ggf. verwendete Datenbanken
Microsoft SQL-Server

1.8. Programm ist modular aufgebaut
Ja
FileSite und E-Mail Management für Outlook oder Lotus Notes

1.9. Saas/ASP Version im Angebot
Nein

1.10. Programm ist unter einer OpenSource-Lizenz veröffentlicht
Nein

2. Akten- und Fristenverwaltung

2.1. Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage
In Planung

2.2. Es können Haupt- und Nebenakten verwaltet werden
Ja

2.3. Bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden
In Planung

2.4. Ein RFID-System zum Auffinden von Akten wird unterstützt
Ja

2.5. In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden
Nein

2.6. In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden
Nein

2.7. Zur Frist/Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden
Nein

2.8. Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten
Nein

2.9. Für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden
Nein

2.10. Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach
k.A.

2.11. Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt?
Nein

2.12. Die Abwesenheit von Bearbeitern kann automatisch bei der Fristenberechnung berücksichtigt werden
Nein

2.13. Die Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für
k.A.

2.14. Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen
Nein

2.15. Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit:
k.A.

3. Dokumenterstellung und Verwaltung:

3.1. Das Programm verfügt über einen eigenen Texteditor
Nein

3.2 Unterstützte externe Editoren
Microsoft Office,
Microsoft Office 365

3.3. Bei der Erstellung von Dokumenten kann zwischen unterschiedlichen Adressen eines Beteiligten ausgewählt werden
Ja

3.4. Das Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen
Ja
Anlagen in Schriftsätzen können als Verwandte Dokumente gezeichnet werden.

3.5. Unterstützung externer Diktatsysteme
Ja
Big Hand

3.6. Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS)
Ja

3.7. Erstellte/überarbeitete Dokumente werden im internen DMS automatisch versioniert
Ja

3.8. Folgende Angaben können zu den erstellten Dokumenten standardmäßig angezeigt werden
Alle Vorversionen,
Hervorhebung der jeweiligen Änderungen,
Sachbearbeiter der die Änderung vorgenommen hat

3.9. eMails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden
Ja

3.10. Im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten
Teilaufgaben hintereinander,
Teilaufgaben parallel,
Aufgaben für interne Nutzer,
Aufgaben für externe Nutzer

3.11. Anwender kann Standardabläufe individuell als "Komplettabwicklung" zusammenfassen
Ja

3.12. Es werden externe Dokumentenmanagementsysteme unterstützt
Ja


iManage WorkSite ist ein mandatszentriertes DMS mit modularem Aufbau

3.13. Verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden
Ja

3.14. Wenn Dokumente in einer "Webakte" verwaltet werden können, welche Webakten sind möglich:
integrierte Webakte

3.15. Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden
Ja

3.16. Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist
Ja

3.17. Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden
Ja

3.18. Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden
Ja

3.19. Das Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.)
Nein

4. Stammdatenverwaltung und Kollisionsprüfung

4.1. Für einzelne Beteiligte können mehrere Adressen erfasst werden
Nein

4.2. Gibt es eine standardisierte Auswertung, die zeigt, welche Akten mit welchen Beteiligten verknüpft sind und umgekehrt
Nein

4.3. Die Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich
Nein

4.4. Bei der Kollisionsprüfung kann zusätzlich auf externe Datenbanken zugegriffen werden
Nein

4.5. Die Suche nach ähnlichen Begriffen wird unterstützt ("unscharfe Suche")
Ja

4.6. Für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden
Nein

4.7. Jede Adresse lässt sich eindeutig einem Anwalt zuordnen
Nein

4.8. Standardmäßig lässt sich nachvollziehen, wer eine Adresse eingegeben und geändert hat
Nein

4.9. Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert
Nein

4.10. Bei einer Adress-Aktualisierung (siehe 4.9) bleiben individuelle Daten erhalten
Nein

4.11. Besteht eine Schnittstelle für Kontakte zu
k.A.

4.12. Gibt es Via TAPI-Schnittstelle unterstützte Telefonanlagen
Nein

5. Zeiterfassung und Abrechnung

5.1. Sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden
Nein

5.2. Porto und Fotokopierkosten können, z. B. via Barcodescanner, automatisch zur Akte erfasst werden
Nein

5.3. Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten
Nein

5.4. Folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden
k.A.

5.5. Es kann ein maximaler durchschnittlicher Stundensatz festgelegt und automatisch berücksichtigt werden (sog. "blended rate")
Nein

5.6. Die Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden
Nein

5.7. Durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen
Nein

5.8. Das Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für
k.A.

5.9. Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für
k.A.

5.10. Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich
Nein

5.11. Programm unterstützt Vorkalkulation
Nein

5.12. Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist
Nein

5.13. Programm warnt, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akte aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurde
Nein

5.14. Weitere Auswertungen/Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei
Nein

5.15. Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach
k.A.

5.16. Akquiseleistungen können auch bei Nicht-Sachbearbeitern berücksichtigt werden
Nein

5.17. Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung?
Nein

5.18. Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden
Nein

5.19. Automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich
Nein

5.20. Es können Listen mit Mandaten/Akten verwaltet werden, die nicht gemahnt werden sollen
Nein

5.21. Das Programm verfügt über eine DATEV-Schnittstelle?
Ja

6. Sonstige Funktionen

6.1. Menüs und/oder Eingabefelder lassen sich individuell anpassen
Ja

6.2. drebis-Schnittstelle vorhanden
Nein

6.3. elektronische EMA-Anfragen werden unterstützt
Nein

6.4. Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) wird unterstützt
Nein

Zahlungsverkehr via HBCI oder FinS wird unterstützt
Nein

6.6. Sonstige Schnittstellen
Ja
Schnittstellen zu sämtlichen Kanzlei Management Systemen wie Phantasy, EO Comfort, LEXolution KMS, LeCare

6.7. Integrierte Bibliothek-/Literaturverwaltung
Nein

6.8. Integrierte Personalverwaltung mit Urlaubsplanung und Vertretungsregelung
Nein

6.9. Integrierte Lohnbuchhaltung
Nein

6.10. Werkzeuge zur Unterstützung eines Qualitätsmanagementsystems
Nein

6.11. Werkzeuge zur Unterstützung von Wissensmanagement
Ja
Dás DMS iManageWorkSite dient als Basis zur Wissensdatenbank. Die Dokumente werden aus der DMS Datenbank von Benutzern in die Wissensdatenbank entweder in einen Warteraum oder direkt in die Taxonomie publiziert. Über Metadaten oder Volltextsuche, oder Suche innerhalb der Taxonomie werden Dokumente schnell und einfach gefunden.

6.12. Tools zur Unterstützung des Projektmanagements
Nein

6.13. Werkzeuge zur Unterstützung der Relationstechnik
Nein

6.14. Welche Änderungen/neue Funktionen etc. sind in der "Pipeline" bzw. geplant?

6.15. Was es sonst noch über das Programm bzw. den Service oder Ihr Unternehmen zu sagen gibt
Ihr Partner - r.o.w. consulting „the legal IT specialist“, r.o.w. consulting bewegt sich seit ca. 10 Jahren im Bereich der IT-Lösungen bei, Rechtsanwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Rechtsabteilung und, Beratungsunternehmen und berät vornehmlich bei der Einführung von Dokumenten, Management Systemen., Um unserem Anspruch an eine ganzheitliche Beratung gepaart mit bestem Service gerecht, zu werden, sind wir Partnerschaften mit den Herstellern der „Best-of Breed Produkte“ dieses, Bereichs eingegangen. Hierdurch kann r.o.w. consulting unter anderem 5 der 10 größten, Deutschen Kanzleien und Rechtsabteilungen namenhafter Konzerne zu ihren Kunden, zählen.

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Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

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