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AnNoText

annotext.de

1. Allgemeines

1.1. Besonderheiten in einem Satz (Herstellerangabe)
Integrierte Softwarelösungen für die juristische Praxis.

1.2. Zielgruppe
Rechtsanwälte, Notare und Rechtsabteilungen

1.3. Auf dem Markt seit
1979

1.4. Genutzt in ca. ...Kanzleien
3500

1.5. Aktuell genutzt auf ca. ...Arbeitsplätzen
20.500

1.6 Nativ Unterstützte Betriebssysteme
Windows 7,
Windows (ältere Versionen)

1.7. Ggf. verwendete Datenbanken
Microsoft SQL-Server

1.8. Programm ist modular aufgebaut
Ja
Zeiterfassung: Time & Billing , Notariatsmodul, Wissensmanagement: Jurion Office

1.9. Saas/ASP Version im Angebot
Nein

1.10. Programm ist unter einer OpenSource-Lizenz veröffentlicht
Nein

2. Akten- und Fristenverwaltung

2.1. Automatische Zuordnung der zuständigen Gerichte bei Aktenanlage
Ja

2.2. Es können Haupt- und Nebenakten verwaltet werden
Ja

2.3. Bei Aktenablage können "Haftungsklassen" verwaltet werden
Nein

2.4. Ein RFID-System zum Auffinden von Akten wird unterstützt
Nein

2.5. In einer Akte können Fristen/Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter verwaltet werden
Ja

2.6. In einer Akte können für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen/Wiedervorlagen eingetragen werden
Ja

2.7. Zur Frist/Wiedervorlage kann ein Freitext notiert werden
Ja

2.8. Jeder Nutzer kann zusätzlich individuelle Aufgaben verwalten
Ja

2.9. Für jeden Nutzer kann eine "Tagesaufgabenübersicht" mit allen Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und ggf. Eingängen am Bildschirm angezeigt werden
Ja

2.10. Fristen/Wiedervorlagen können verwaltet werden nach
2-Augen-Prinzip

2.11. Wochenenden und/oder Feiertage werden bei der Fristenberechnung automatisch berücksichtigt?
Ja

2.12. Die Abwesenheit von Bearbeitern kann automatisch bei der Fristenberechnung berücksichtigt werden
Nein

2.13. Die Auswertung der Fristen/Wiedervorlagen ist möglich für
Bearbeiter,
Abteilung,
Gesamtkanzlei

2.14. Kontrollfunktion für nicht erledigte Fristen/Wiedervorlagen
Ja

2.15. Termine und/oder Aufgaben können synchronisiert werden mit:
Outlook,
Sonstiges

3. Dokumenterstellung und Verwaltung:

3.1. Das Programm verfügt über einen eigenen Texteditor
Nein

3.2 Unterstützte externe Editoren
Microsoft Office

3.3. Bei der Erstellung von Dokumenten kann zwischen unterschiedlichen Adressen eines Beteiligten ausgewählt werden
Ja

3.4. Das Programm hat spezielle Funktionen zur Verwaltung von Anlagen in Schriftsätzen
Ja
Über Unterordner und bei der elektronischen Signatur

3.5. Unterstützung externer Diktatsysteme
Ja
DictaPlus (basierend auf Speech Magic)

3.6. Programm verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten (DMS)
Ja

3.7. Erstellte/überarbeitete Dokumente werden im internen DMS automatisch versioniert
Ja

3.8. Folgende Angaben können zu den erstellten Dokumenten standardmäßig angezeigt werden
Alle Vorversionen,
Hervorhebung der jeweiligen Änderungen,
Sachbearbeiter der die Änderung vorgenommen hat

3.9. eMails können ohne Zwischenspeichern direkt zu Akten gespeichert werden
Ja

3.10. Im internen DMS können für einzelne Aufgaben ad-hoc-Workflows definiert werden, die folgende Schritte/Teilaufgaben beinhalten
Teilaufgaben hintereinander,
Teilaufgaben parallel,
Aufgaben für interne Nutzer,
Aufgaben für externe Nutzer

3.11. Anwender kann Standardabläufe individuell als "Komplettabwicklung" zusammenfassen
Ja

3.12. Es werden externe Dokumentenmanagementsysteme unterstützt
Nein


Keines

3.13. Verschiedene Dokumente einer Akte können einzeln ausgewählt und elektronisch exportiert werden
Ja

3.14. Wenn Dokumente in einer "Webakte" verwaltet werden können, welche Webakten sind möglich:
integrierte Webakte,
Services der AnNoText eAkte nutzbar

3.15. Akten und Dokumente können ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden
Ja

3.16. Benutzerführung ist so gestaltet, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/IPad etc. möglich ist
Ja

3.17. Der Zugriff auf bestimmte Akten kann auf Benutzerebene verlässlich beschränkt werden
Ja

3.18. Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden
Ja

3.19. Das Programm unterstützt die Anforderungen im Notariat (Urkundenrolle, Massenbuch, Vollzug, Verwahrungsbuch etc.)
Ja

4. Stammdatenverwaltung und Kollisionsprüfung

4.1. Für einzelne Beteiligte können mehrere Adressen erfasst werden
Ja

4.2. Gibt es eine standardisierte Auswertung, die zeigt, welche Akten mit welchen Beteiligten verknüpft sind und umgekehrt
Ja

4.3. Die Abbildung von Konzernstrukturen ist möglich
Ja

4.4. Bei der Kollisionsprüfung kann zusätzlich auf externe Datenbanken zugegriffen werden
Ja

4.5. Die Suche nach ähnlichen Begriffen wird unterstützt ("unscharfe Suche")
Ja

4.6. Für einzelne Adressdaten können Berechtigungen auf Nutzerebene vergeben werden
Ja

4.7. Jede Adresse lässt sich eindeutig einem Anwalt zuordnen
Ja

4.8. Standardmäßig lässt sich nachvollziehen, wer eine Adresse eingegeben und geändert hat
Ja

4.9. Daten von Gerichten, Behörden etc. werden automatisch aktualisiert
Ja

4.10. Bei einer Adress-Aktualisierung (siehe 4.9) bleiben individuelle Daten erhalten
Ja

4.11. Besteht eine Schnittstelle für Kontakte zu
Outlook

4.12. Gibt es Via TAPI-Schnittstelle unterstützte Telefonanlagen
Ja

5. Zeiterfassung und Abrechnung

5.1. Sukzessiv anfallende Gebühren und/oder Auslagen können laufend in einem "Kostennotierungsbogen" geführt werden
Ja

5.2. Porto und Fotokopierkosten können, z. B. via Barcodescanner, automatisch zur Akte erfasst werden
Ja

5.3. Programm unterstützt die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten
Ja

5.4. Folgende Stundensätze für Akten/Bearbeiter können hinterlegt werden
Standard-Stundensätze,
Für jeden Bearbeiter unterschiedlich,
Für jeden Bearbeiter in jeder Akte unterschiedlich

5.5. Es kann ein maximaler durchschnittlicher Stundensatz festgelegt und automatisch berücksichtigt werden (sog. "blended rate")
Nein

5.6. Die Stundensätze können im Nachhinein für die komplette Akte auf einmal geändert werden
In Planung

5.7. Durch das Programm lassen sich anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen
Ja

5.8. Das Programm kann - auch bei RVG- bzw. Pauschalabrechnung - im Rahmen der Nachkalkulation standardmäßig den tatsächlich realisierten Stundensatz ausgeben für
k.A.

5.9. Programm kann das Verhältnis abgerechnete zu nicht-abgerechneten Stunden auswerten für
Bearbeiter,
Akte,
Dezernat

5.10. Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter ist möglich
Ja

5.11. Programm unterstützt Vorkalkulation
Nein

5.12. Programm warnt, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist
Ja

5.13. Programm warnt, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akte aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurde
Nein

5.14. Weitere Auswertungen/Tools zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei
Ja: Über sämtliche erfassten Zeiteinträge lassen sich mandats-, akten-, referats oder benutzerbezogene Auswertungen durchführen., Analysen, die helfen können, das Ergebnis einer Kanzlei zu verbessern:, ? Prüfung der Relation zwischen abgerechneten und nicht abgerechneten Stunden, ? Soll-Ist-Vergleiche von Ertrag und Aufwand z. B. bei Abrechnungen nach RVG oder im Notariat, ? Übernahme noch nicht abgerechneter Arbeitszeiten in die Bilanz
AnNoText bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten für alle betriebswirtschaftlichen Fragen der Kanzleiführung: Umsatzentwicklung, Gewinne,, Kosten, Liquidität können über STATUS und Cheflisten nachgehalten werden. Per Mausklick werden die Daten aufgeschlüsselt für die Gesamtorganisation, für einzelne Referate und Anwälte oder für Mandanten. Für den direkten Vergleich können alle Auswertungen auch für unterschiedliche Zeiträume erstellt werden. Die detaillierten oder kumulierten Auswertungsergebnisse sind pro Monat, Quartal, Jahr möglich und werden als Listen, übersichtliche Grafiken und Tabellen dargestellt.

5.15. Honorar kann für interne Zwecke auf einzelne Anwälte verteilt werden, nach
festen %-Sätzen,
Zeit

5.16. Akquiseleistungen können auch bei Nicht-Sachbearbeitern berücksichtigt werden
Ja

5.17. Programm verfügt über eine integrierte Buchhaltung?
Ja

5.18. Rechnungen können automatisch als offene Posten übernommen werden
Ja

5.19. Automatisierte Mahnläufe in bestimmten Zeitintervallen sind möglich
Ja

5.20. Es können Listen mit Mandaten/Akten verwaltet werden, die nicht gemahnt werden sollen
Ja

5.21. Das Programm verfügt über eine DATEV-Schnittstelle?
Ja

6. Sonstige Funktionen

6.1. Menüs und/oder Eingabefelder lassen sich individuell anpassen
Ja

6.2. drebis-Schnittstelle vorhanden
Ja

6.3. elektronische EMA-Anfragen werden unterstützt
Ja

6.4. Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) wird unterstützt
Ja

Zahlungsverkehr via HBCI oder FinS wird unterstützt
Ja

6.6. Sonstige Schnittstellen
Ja
Durch AnNoText Connect werden die AnNoText Softwareprodukte nahtlos in eine bestehende Umgebung eingebunden (z.B. SAP, SAP IS-U) So können Akten automatisch nebst Forderungskonten oder den benötigten Angaben zur Verkehrsunfallregulierung angelegt werden und den Arbeitsworkflow Ihrer Sachbearbeiter steuern. Selbstverständlich können auch im laufenden Verfahren Zahlungen wie auch Kosten gemeldet werden. , Umgekehrt funktioniert auch die Integration von AnNoText Daten in Fremdprodukte.
Sie selbst bestimmen Art und Umfang der Schnittstelle des Datenflusses durch individuell konfigurierbare Echtzeit Schnittstellen, ausgelegt für den 24x7 Stunden Betrieb. Der Datenaustausch erfolgt dabei über ASCII Dateien, RPC oder WebServices und gibt Ihnen somit die Flexibilität die Sie brauchen um den unterschiedlichen Mandantenansprüchen gerecht zu werden.

6.7. Integrierte Bibliothek-/Literaturverwaltung
Ja

6.8. Integrierte Personalverwaltung mit Urlaubsplanung und Vertretungsregelung
Nein

6.9. Integrierte Lohnbuchhaltung
Nein

6.10. Werkzeuge zur Unterstützung eines Qualitätsmanagementsystems
Nein

6.11. Werkzeuge zur Unterstützung von Wissensmanagement
Ja
Spezielle Bausteinverwaltung (zentral, netzwerkweit verfügbar), Jurion (Desk / Office)

6.12. Tools zur Unterstützung des Projektmanagements
Nein
N.V.

6.13. Werkzeuge zur Unterstützung der Relationstechnik
In Planung
Geplant zum 24.11.2011

6.14. Welche Änderungen/neue Funktionen etc. sind in der "Pipeline" bzw. geplant?
1. Jurion: Verbindet ein digitales Arbeitsumfeld mit allen relevanten juristischen Inhalten von Nutzern, Autoren und Verlagen., Jurion ist ein Rechtsportal der neuen Generation. Für informationssuchende Anwälte ist es, — ein produktives Arbeitsumfeld für das Arbeiten mit Inhalten, — ein effizientes und intuitives Recherchewerkzeug, — eine E-Buchhandlung zur Erweiterung ihrer Rechtsbibliothek – direkt aus dem Workflow, — ein schnittstellenfreier Bestandteil ihrer Arbeitsprozesse
, 2. Ständige Erweiterungen und Verbesserungen der vorhandenen Funktionen
3. Schnittstellen in das Softwareprogramm TriNotar (Softwarelösung für Notare)

6.15. Was es sonst noch über das Programm bzw. den Service oder Ihr Unternehmen zu sagen gibt
1. Zentrales AnNoText Online-Update: Für die sichere, zentrale Update-Installation der AnNoText-Software an allen Arbeitsplätzen., 2. Mehr als 60 persönliche Ansprechpartner deutschlandweit: Derzeit stehen unseren Kunden mehr als 60 AnNoText-Ansprechpartner in der direkten Kundenbetreuung deutschlandweit zur Verfügung, die sich um die Bedürfnisse, Fragen und Hilfestellungen rund um die AnNoText-Software kümmern.
3. Unser IT-Servicepartner, die Schleupen AG, stellt dabei für AnNoText die Dienstleistung rund um Ihre IT-Umgebung in Form von Lieferung, Installation und Wartung Ihrer Hardware zur Verfügung.
4. Der gesamte Vertrieb erfolgt über den AnNoText Außendienst. Das gilt für Software und Hardware, sowie für die zugehörigen Dienstleistungen. Ebenso übernimmt AnNoText das Training und Consulting zu allen angebotenen Softwarelösungen.
5. AnNoText ist mit Sondermodul auch für Masseninkasso geeignet. Das ermöglicht eine automatisierte Forderungsverfolgung, sowie flexible, am Einzelfall orientierte Abwicklungen, mit höchst effizienten Verfahrensabläufen.
6. Vollintegriertes Diktat mit der Software DictaPlus
7. AnNoNet schützt die Kanzlei mit einer hochverschlüsselten Internetverbindung, die dem neuesten Banken-Sicherheitsstandard entspricht.
8. Mit AnNoText ist das Prüfen der Adress- und Bonitätsdaten von Personen und Firmen so einfach wie nie zuvor. Die Ermittlungsfunktion ist als Aktion direkt aus der Benutzeroberfläche heraus aufrufbar. Die Datenermittlung erfolgt in Zusammenarbeit mit den führenden Informationsdienstleistern Supercheck und Deltavista.
9. Mobile Akte: Mit der Funktion Mobile Akte wird die elektronische Akte transportabel. Sie macht Dokumente, Forderungs- und Mandantenkonten für die Nutzung auf einem iPad oder Notebook verfügbar, ohne dass Sie mit dem Kanzleiserver verbunden sein müssen.

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Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

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