Checkliste zur Kostensenkung


von: Rechtsanwalt Jürgen Schneider, Hamburg

Die dümmsten Bauern haben die dicksten Kartoffeln!

Nun hat auch die Anwaltschaft das alte Marktgesetz erreicht und umgewälzt, wonach bei Überangebot von Waren und Dienstleistungen deren Preise in den Keller stürzen. Während in anderen Bereichen gut funktionierende Kartelle die Ölförderung drosseln, herrscht beim Bau, im Lebensmitteleinzelhandel und auch bei Anwälten Katastrophenstimmung.


Die dümmsten Bauern haben die dicksten Kartoffeln!

Nun hat auch die Anwaltschaft das alte Marktgesetz erreicht und umgewälzt, wonach bei Überangebot von Waren und Dienstleistungen deren Preise in den Keller stürzen. Während in anderen Bereichen gut funktionierende Kartelle die Ölförderung drosseln, herrscht beim Bau, im Lebensmitteleinzelhandel und auch bei Anwälten Katastrophenstimmung.

Ein ebenso altes Marktgesetz weist den Weg aus der Katastrophe: Neue, für den Kunden effektive und günstige Ware oder Dienstleistung wird gern gekauft und zwar selbst dann, wenn der Preis hoch ist.

Damit sind die beiden Eckpfeiler angedeutet, die auch aus der Krise der Anwaltschaft führen. Weder macht es Sinn, Kosten stupide flächendeckend zu senken und damit Leistungsfähigkeit zu reduzieren, noch macht es Sinn, sinnlos teure Werbung für eine nicht hinterfragte Dienstleistung oder Ware zu machen.

Kostensparen macht Sinn, wenn das zu effektiven strukturierten Arbeitsabläufen führt, mit denen eine wirklich nachgefragte Dienstleistung geschaffen werden kann.

Um Kosten im Anwaltsbüro zu erkennen, bedarf es einer vernünftigen Rechnungslegung. Schon das ist bei vielen Anwälten überhaupt nicht selbstverständlich. Die hoffentlich monatliche, zumindest aber quartalsweise erforderliche Buchhaltung, die häufig mit Hilfe des steuerlichen Beraters ausgeführt wird, ist das absolute Minimum. Die daraus abgeleiteten Zahlen sind Richtzahlen auch für eine effektive Kostenkontrolle. Es gilt also diese Zahlen zu verbessern, letztlich die Rechnungslegung zu verbessern und damit das Büro an einer abso-luten Schlüsselstelle zu modernisieren.

1. Möglichst monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) nach Anwaltskontenrahmen mit Anwalts-BWA 44.
Anwaltskontenrahmen und Anwalts-BWA sind in der Kooperation vom Deutschen Anwaltverein (DAV) mit DATEV entwickelt worden. Anwendbar ist das im Moment im DATEV-System, also für alle, die entweder selbst oder über den Steuerberater bei DATEV buchen. In Kürze werden Anwaltsprogrammhersteller mit einer Schnittstelle zu DATEV den gleichen Weg ermöglichen. Daran wird gearbeitet.

Die BWA listet neben den Einnahmen die Ausgaben an. Diese Positionen sind die Liste, die der Anwalt sich vornehmen muss. Ohne eine vernünftige Rechnungslegung kommt er aber nicht an diese Liste.

Also: Ohne fachgerechte Buchhaltung keine Liste zur Kostensenkung!

2. Personalkosten
Dieser Hauptkostenfaktor im Anwaltsbüro schwankt zwischen 25 % und 50 %, wobei Großbüros eine besonders günstige Kostenbelastung erreichen. Die Qualität des Personals in Anwaltsbüros ist in den letzten Jahrzehnten deutlich gesunken. Krass auffällig ist, dass im Vergleich z.B. zu Steuerberatern nahezu keine produktive Tätigkeit des Personals zum Ergebnis beiträgt. Während ein Steuerfachangestellter bis zum eigenständigen Jahresabschluss mit Steuererklärung unterschriftsreif allein vorarbeiten kann, gibt es ein derartiges Arbeitsfeld im Anwaltsbüro nicht. Familienrechtler rechnen lieber Unterhaltsansprüche selbst aus Mit den meisten Anwaltsprogrammen ist eine deutliche Verlagerung gerade dieser im Ergebnis produktiven Tätigkeit erreichbar. Das geht zwingend zu Lasten von Verwaltungstätigkeit, die unproduktiv ist und steigert die Produktivität des Personals.

Steigerung von produktivem Arbeitsanteil von Anwaltsfachangestellten auf wenigstens 50 % der Arbeitszeit.

3. Strukturierte Arbeitsorganisation gegen kostenträchtigen Schrott
In vielen Büros wird nicht nach strukturierten Arbeitsplänen gearbeitet. Mit scheinbarer Großzügigkeit werden insbesondere die Sachkostenbereiche in Bürogemeinschaften und insbesondere in Soziätäten nicht gemessen. Z.B. Telefonkosten werden schlicht durch die Kopfzahl der Partner geteilt, in gleicher Weise Portokosten, Kopien werden als fixe, Gott gegebene Kosten ebenfalls durch die Anzahl der Köpfe geteilt. Da es in solchen Büros offenbar völlig egal ist, wie viele Kopien angefertigt werden, wie lange telefoniert wird, müssen sich diese Anwälte wirklich nicht wundern, wenn in diesen Bereichen bei ihnen besonders bemerkenswerte Kosten entstehen. Kopiekosten, Telefonkosten, all diese Kosten können im einzelnen abgerechnet und auf den Mandanten abgewälzt werden. Das erfordert natürlich eine Messung und auch eine Erfassung der abrechenbaren und der nicht abrechenbaren Kosten mit dem weiteren Ziel, die Menge der nicht abrechenbaren Telefonkosten, Kopien etc. zu verringern und mit den abrechenbaren Kosten selbstverständlich im Interesse des Mandanten kostengünstig umzugehen.

Alle „Klein“ - Kosten müssen immer wieder auf Abrechenbarkeit geprüft, abrechenbare Kosten müssen strikt abgerechnet und nicht abrechenbare Kosten müssen gesenkt werden.

4. Büromiete
Hier gibt es eine unheilige Allianz zwischen missverstandener Werbung der Anwälte und Förderung der notleidenden Bauindustrie. Anwälte mieten mit besonderer Begeisterung viel zu große und viel zu teure Büroflächen für viel zu lange Zeiträume. Für viele lokal namentlich im ländlichen Raum aktive Anwälte ist der Standort des Büros zweifellos von erheblicher Bedeutung. Allerdings nimmt die Mobilität der Kundschaft zu, historische Erfahrungen zeigen, dass sich Orte und Stadtgebiete verändern, das morgen unattraktiv sein kann, was heute noch ein guter Standort ist. Spätestens hier beginnt bei der Betrachtung von Kostenfaktoren die Überlegung, für wen, für welchen Mandanten Dienstleistung angeboten wird. Wie der Mandant erreicht werden und wie er selbst das Anwaltsbüro erreichen kann. Erste behutsame Schritte in das CRM (Clients Relationship Management) helfen, fatale Fehlentscheidungen zu vermeiden. Der Standort des Büros muss also nicht nur nach dem Gefühl des Anwalts sondern auch nach abgeprüfter Gefühlslage der Mandantschaft eine positive Bedeutung haben.

Die gute Lage des Büros muss sich im günstigen Mietpreis und gutem Zuspruch der Klientel niederschlagen.

5. Literatur
Besonders teuer und aufwendig sind Loseblatt Werke. In vielen Bereichen lassen sie sich bereits durch CD-ROMs. langsam auch durch DVD’s oder noch besser durch Internet gestützte Datenbanken ersetzen. Es gibt nicht zwingend einen direkten Preisvorteil, spart aber die Pflege (Einsortieren) und ermöglicht Zugriff zu jeder Zeit, vorausgesetzt, das Internet ist zugänglich. Der Strafrechtler kann sich auch im Laufe einer Hauptverhandlung auf diese Weise mit aktuellen Entscheidungen aus dem Internet versorgen. Die Entscheidungen der Bundes- und der meisten Obergerichte in nahezu allen Rechtsgebieten sind durch Juris und einige andere Publikationen im Internet relativ kostengünstig erreichbar, Beck-Online ermöglicht den Zugriff auf nahezu alle (Beck)-Zeitschriften und erspart damit das bisher übliche Binden und Aufbewahren von mittlerweile Papiermassen. Ein besonderer Vorteil aller elektronischen Publikationen dieser Art ist, dass viel effektiver, insbesondere viel schneller gesucht und gefunden werden kann.

Die Literatur ist im Anwaltsbüro unverzichtbar. Die effektive Nutzung kann zur Leistungssteigerung und zusätzlich zur Kostendämpfung führen.

Kostensparen und Produktivitätssteigerung ist das Motto des Umbaus der Automobilindustrie gewesen. Tolle Beispiele sind insbesondere VW und BMW. Im Kleinbetrieb, normalerweise also der Zustand des Anwaltsbüros, ist es nicht anders. Es geht nicht darum, hohe Umsätze zu machen. Entscheidend ist, dass der Gewinnanteil möglichst hoch ist. Aus dem Anwaltsbetriebsvergleich (DATEV) lassen sich bereits sehr eindeutige Hinweise darauf ableiten, dass die bisher klassische Betriebsgrößen, 1 bis 4 Anwälte, die früher übliche 50 % Marke nicht mehr erreichen können. Der Zusammenschluss allein wird aber nicht helfen. Entscheidend ist, dass mittlerweile recht teure und intelligente Apparatur benötigt wird. Wie sonst ist auch hier das teuerste in aller Regel nicht das Beste. Ein einfacher Test hilft: Selbst wenn wirklich alle im Büro die Grundprogramme, wie z.B. Word, wirklich beherrschen, Berechnungen effektiv und schnell in Excel ausgeführt werden, kommt man immer noch nicht an die Kapazitätsgrenze von MS Office selbst in der SB Version für pro Arbeitplatz nur ca. brutto 250,00 €. Ergänzt um ein effektives Kanzleiverwaltungsprogramm, das an eine DATEV-fähige Buchhaltung angeschlossen werden kann, ist ein erster wichtiger Schritt erreicht, wenn diese Programme tatsächlich fach- und sachkundig bedient werden. Kann keiner Buchhaltung, dann mag bitte ein steuerlicher Berater beauftragt werden. Der kann das.



Hamburg, den 05.09.2002
erstmals MC 5/2002 (Beilage Anwaltblatt)

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