Kooperation oder Frustration: Die Zertifizierungsdebatte der Rechtsschutzversicherer

Vielleicht haben auch Sie vor Kurzem einen Brief eines Rechtsschutzversicherers erhalten. Entweder wurde Ihnen eine Kooperation angeboten, oder – wenn Sie schon mit einem Rechtsschutzversicherer zusammenarbeiten – ans Herz gelegt, sich zertifizieren zu lassen. Beides sollte gut durchdacht sein. Zwar werden über zwei Milliarden Euro der anwaltlichen Umsätze mit Rechtsschutzversicherern erwirtschaftet. Kooperationsverträge sorgen außerdem für einen stetigen Zufluss an neuen Mandanten. Doch dafür müssen Anwälte Abschläge beim Honorar hinnehmen und sind im Regelfall zur Zertifizierung gezwungen. Sie sollten gut entscheiden, ob sich dies für Sie lohnt.


Diese Fragen sollten Sie sich nach der Lektüre des Textes beantworten:
•Wie wichtig sind Rechtsschutzversicherer für mein Geschäft?
•Welche Folgen hätte es für mich, wenn ich mich für oder gegen eine Kooperation entscheide?
•Verlangt der Rechtsschutzversicherer eine Zertifizierung?

Nach Angaben des Soldan Instituts Anwaltmanagement aus Köln haben in den vergangenen Jahren rund 47 Prozent aller Rechtsanwälte, die rechtsschutzversicherte Mandate bearbeiten, von Rechtsschutzversicherungen Angebote auf Abschluss von Abrechnungsvereinbarungen erhalten. „Zwei von fünf Anwälten haben ein solches Angebot auch angenommen, sodass rund 20 Prozent aller Anwälte, die rechtsschutzversicherte Mandate betreuen, auch auf der Basis von Abrechnungsvereinbarungen tätig werden", sagt Rechtsanwalt Dr. Matthias Kilian, Direktor des Soldan Instituts für Anwaltmanagement.

Rechtsschutzversicherer bieten Abkommen vor allem berufserfahrenen Fachanwälten aus kleineren Sozietäten an, die sich bereits relativ gut am Markt etabliert haben. Dass sich viele Kollegen für die Zusammenarbeit entscheiden, liegt laut Dr. Kilian vor allem in der strategischen Absicherung und in einem Ausbau der Marktposition. „Und nicht darin, überhaupt erst einmal einen Fuß in die Tür zum Rechtsdienstleistungsmarkt zu bekommen“, sagt Dr. Kilian.

Schon seit Jahren wird die Praxis der Kooperationen vom Deutschen Anwaltverein (DAV) und der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) kritisiert. Sie würden dem Recht des Mandanten zur freien Anwaltswahl widersprechen. Noch dazu würden die Rechtsschutzversicherer Abschläge auf das Honorar einfordern.

Doch trotz Kritik: Mit Urteil vom 8. November 2011 hat das Landgericht Bamberg die Praxis für rechtmäßig erklärt (Az.: 1 O 336/10). Geklagt hatte die Rechtsanwaltskammer München mit der Begründung eines Eingriffs in das Recht der freien Anwaltswahl. Die HUK-Coburg hatte ihren Versicherten einen Vorteil zugesagt, für den Fall, dass sie sich für einen kooperierenden Rechtsanwalt entschieden. Doch die Ersparnis von 150 Euro, die sich hieraus ergab, war aus Sicht des Gerichts keine relevante Einflussnahme auf die Entscheidung des Versicherten. Stattdessen akzeptierte das Gericht die von der Versicherung angeführten Argumente für die Empfehlung von Anwälten, etwa die Sicherstellung einer unkomplizierten und zügigen Kommunikation.

Kooperationsverträge sind also nicht aus der Welt. Vielmehr sollten Sie sich jetzt erst recht mit den Vor- und Nachteilen beschäftigen. Auf Dauer werden Rechtsschutzversicherer versuchen, mit wenigen Kanzleien, aber dafür intensiv zusammenzuarbeiten. Daher müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Einnahmen entsprechend sinken werden, sollten Sie sich gegen eine Kooperation entscheiden.

 Wenn Sie sich auf das Geschäft mit den Rechtsschutzversicherern einlassen, dann sind Sie auch im Regelfall zur Zertifizierung gezwungen. So verlangt die HUK-Coburg ein Zertifikat zur Einhaltung der Normen aus DIN EN ISO 9001/2008. In diesen Normen wird die Einführung eines Qualitätsmanagementssystems beschrieben. Das Zertifikat gilt für drei Jahre, nach einem Jahr findet ein Überwachungsaudit statt. Wer dieses nicht besteht, kann unter Umständen das Zertifikat sogar wieder verlieren.

 Nach Angaben der HUK-Coburg geht es um folgende Schritte: Festlegung und Beschreiben von Arbeitsprozessen und Zielen, Verwirklichung von Prozessen, Überwachen und Messen der Arbeitsabläufe, Steuerung zur Verbesserung der Dienstleistung bei Abweichung von Vorgaben. Hierfür muss ein Qualitätsmanagementhandbuch angelegt werden. In diesem Buch müssen Sie zum Beispiel messbare Kanzleiziele festlegen. Etwa die telefonische Erreichbarkeit der Kanzlei, kurzfristige Vergabe von Besprechungsterminen. Oder die regelmäßige Kontrolle der Mandantenzufriedenheit.

 Auch die Kanzlei Schardey & Partner aus Moers wurde von einem Rechtsschutzversicherer gebeten, sich zertifizieren zu lassen. „Wir hatten schon länger darüber nachgedacht“, sagt Kanzleimanagerin Nadine Lafontaine. „Die Anfrage des Rechtschutzversicherers gab dann den entscheidenden Impuls.“ Im April soll ein Kanzleihandbuch erstellt sein und darauf die Zertifizierung folgen. Schon jetzt hat die Erarbeitung des Handbuches einige Erkenntnisse gebracht: „Wir haben inzwischen unser Musterwesen bereinigt und vereinheitlicht“, sagt Lafontaine. Zudem wurde das Wissensmanagement optimiert, damit sich Mitarbeiter schneller in Aufgaben hineindenken können, die sie bei einer Vertretung im Krankheits- und Urlaubsfall übernehmen müssen. Außerdem werden elektronische Checklisten erarbeitet, die dann in einer neuen Kanzleisoftware hinterlegt werden sollen. Die Arbeit sei aufwendig, sagt Lafontaine. "Aber es hat sich schon jetzt gelohnt." 

 Die Zertifizierung ist aufwendig und bindet sowohl Ihre Zeit als die Ihrer Mitarbeiter. „Wie lange eine Zertifizierung dauert, hängt davon ab, wie klar sich die Kanzlei selbst darüber ist, wie sie arbeitet, wie Vorgänge bearbeitet werden, was bereits geregelt ist", sagt Dr. Christian Bock, Rechtsanwalt und Inhaber des Beratungsunternehmens Jurzert, das Anwälte bei der Zertifizierung unterstützt. „In vielen kleineren Kanzleien haben sich die Abläufe seit der Gründung ungesteuert entwickelt. Regeln werden von der einen Sekretärin an die nächste weitergegeben. Aber dokumentiert ist nichts.“ Aus der Sicht von Dr. Bock ist ein Kanzleihandbuch wichtig, um professionell arbeiten zu können. „Ganz unabhängig davon, ob man sich dies auch noch zertifizieren lässt."

 Die Beratungskosten für den Zertifizierungsprozess liegen bei einer kleinen Kanzlei von vier bis fünf Rechtsanwälten bei rund 6000 Euro. Hinzu kommen die internen Kosten – schließlich müssen Ihre Mitarbeiter und Partner in den Qualitätsprozess mit eingebunden sein. Damit es nicht bei guten Vorsätzen verbleibt, sondern die beschlossenen Regeln und Ziele auch ernstgenommen und umgesetzt werden. Die Zertifizierung selbst kostet Sie 2.500 EuroFür die Auffrischung der Zertifizierung nach drei Jahren werden wiederum rund 2000 Euro fällig. Die jährliche Auditierung schlägt mit rund 1500 Euro zu Buche. In diesem Rechenbeispiel werden also innerhalb drei Jahren rund 13.500 Euro fällig.

Wenn Sie sich also zu dem Schritt entscheiden, sollten Sie sich sehr gut über den Nutzen im Klaren sein. In jedem Fall lohnt es sich für Sie, Ihre Abläufe in der Kanzlei auf ihre Effektivität hin zu untersuchen. Das können Sie auch ohne Zertifizierung.

Was kostet die Zertifizierung, was bringt sie? •Stellen Sie die Kosten der Zertifizierung exakt dar. In unserem Rechenbeispiel kommen wir auf externe Kosten von 13.500 Euro. Wo liegen Sie?
•Erfassen Sie die Einnahmen der Rechtsschutzversicherer-Kunden der letzten drei Jahre. Nur so können Sie erkennen, ob sich die Zertifizierung für Sie im Saldo lohnt. Wiederholen Sie diesen Schritt mit allen Rechtsschutzversicherern, die Sie zu Ihren Kunden zählen.
•Da die Margen in einem Mandat bei circa 30 Prozent liegen, lohnt sich die investition in die Zertifizierung voraussichtlich erst dann, wenn die Einnahmen aus diesem Bereich um das rund vierfache höher sind als die Kosten in drei Jahren.

Tipps:
•Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen und diskutieren Sie, in welchen Bereichen Abläufe unklar sind und was getan werden sollte. 
•Klären Sie Regeln für die wichtigsten Abläufe im Bereich Führung (wie: Markting), Dienstleistung (Verfassen von Schriftsätzen) und Unterstützung (Telefonannahme, das An- und Ablegen von Akten etc.



Markt

Henning Zander
    14.01.2013   


<- Zurück zu: Blog

Datenschutz in der digitalisierten Kanzlei – Aktuelles, Ausblicke und Anwendungen

Deutscher KanzleiManagementTag 2018 (#DKMT)

13. & 14. April, Hamburg

Opens external link in new windowHier Infos und Anmeldung!