Zeiterfassung: Verborgene Ressourcen entdecken

Zeiterfassung ist die grundlegende Voraussetzung für ein professionelles Zeitmanagement. Doch was bringen Zeiterfassungssysteme? Was sollten Sie beachten?   Von Henning Zander im Auftrag der AG Kanzleimanagement


Zeiterfassung ist die grundlegende Voraussetzung für ein professionelles Zeitmanagement. Doch was bringen Zeiterfassungssysteme? Was sollten Sie beachten?

Von Henning Zander im Auftrag der AG Kanzleimanagement

 

Diese Fragen sollten Sie sich nach der Lektüre des Textes beantworten:

• Wie messe ich abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden meiner Tätigkeit?

• Brauche ich eventuell eine entsprechende Software, die mir Arbeit abnehmen kann?

• Wenn ich eine Software habe: Wie häufig werte ich die Ergebnisse aus? Ziehe ich aus den Ergebnissen Konsequenzen?

 

Die Rechnung war für Rechtsanwalt Dieter M. Nauroth ganz einfach. Würde er durch eine Software auch nur eine Stunde mehr pro Tag abrechnen können, würde ihm das im Jahr einen fünfstelligen Betrag bringen. Die Investition in die Programmierung würde sich also sehr schnell rentieren. Also ließ er nach seinen Vorstellungen ein Kanzleiprogramm programmieren, das eine Ganztageserfassung ermöglicht.

Heute ist das Programm Lawfirm in zahlreichen Kanzleien im Einsatz.

Vielleicht nutzen auch Sie eine Software zur Zeiterfassung.

Doch wie konsequent sind Sie? Messen Sie nur die Zeit, die Sie für Honorare in Rechnung stellen können? Oder halten Sie auch die nicht abrechenbaren Stunden fest? Seien Sie konsequent und probieren es eine Woche aus. Notieren Sie mit der Software lückenlos Ihren Tagesablauf. Es ist sicher: Das Ergebnis wird Sie in Erstaunen versetzen.

„Die Zeiterfassung ist die logische Voraussetzung für jede Art von Zeitmanagement“, sagt Prof. Benno Heussen, Autor des Buches „Time Management für Rechtsanwälte“. Zeiterfassung ist aus seiner Sicht keinesfalls nur dafür notwendig, dass man Rechnungen schreiben kann, die sich auf Stundenhonorare beziehen. „Zeiterfassung ist vielmehr das einzige Mittel, um die Selbstorganisation sichtbar zu

machen: Erst wenn man sieht, wie viel Zeit man beruflich und privat investiert und wo dieses Investment stattfindet, kann man beginnen, seine Tätigkeit zu steuern“, sagt Prof. Heussen. „Andernfalls muss man immer hinter den Problemen

herrudern.“

Das muss nicht sein. Gängige Kanzleisoftware erlaubt die Erfassung von Zeiten zu Akten. Besonders gute Software zur Zeiterfassung bietet eine umfassende Ganztageserfassung an, mit der sich Ihr Arbeitstag sehr gut nachvollziehen lässt. Im besten Falle starten Sie einfach das Programm, wählen eine Tätigkeit aus, etwa die Bearbeitung einer Akte, und den Rest erledigt die Software. Wird eine neue Tätigkeit begonnen, wird die Zeit der Ersten automatisch abgespeichert und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

Über den Tag verteilt wird die Zeiterfassung in einer Software Sie nicht länger als drei Minuten in Anspruch nehmen. Schließlich soll Sie die Zeitmessung nicht noch Zeit kosten. Der Clou ist die Auswertung: Hier werden zum Beispiel die in ein Mandat investierten Stunden in Bezug zum erhaltenen Honorar gesetzt. Bei welchem Stundensatz liegen Sie effektiv? Nun können Sie die Mandate auch gliedern: Bei welchen Mandaten ist der Stundensatz real sehr niedrig, bei welchen liegen Sie deutlich über Ihrem Zielstundensatz? Eine Differenzierung der Mandate in gute

und schlechte ist dann nicht mehr schwierig. Wer seine Software konsequent nutzt, wird staunen.

„Wenn die Rechtsanwälte genau wüssten, wie viel Zeit sie in ein bestimmtes Mandat investieren, würden sie um manches Mandat einen großen Bogen machen“, sagt Prof. Heussen. „Aber wenn sie es nicht aufschreiben, glauben sie es nicht.“ Rechtsanwalt Nauroth sieht das Problem in der menschlichen Natur: „Die Zeitdauer einer Tätigkeit ist nachträglich kaum richtig zu schätzen.“

Ob ein Telefonat zum Beispiel als kurz oder lang wahrgenommen werde, hänge ganz von der Dichte des Gesprächs ab. „Wenn man die Zeit nicht konkret misst, macht man notwendigerweise Fehler, in der Regel zu eigenen Lasten.“ Die meisten Anwälte haben ein ganz gutes Gefühl dafür, ob ein Mandat wirtschaftlich ist. „Aber dieses Gefühl versagt bei hohen Honorarbeträgen und bei über Jahre verteiltem oder großem Stundenaufwand“, sagt Nauroth. Aus seiner Erfahrung heraus ist etwa die Hälfte der Stunden eines Arbeitstages abrechenbar.

Der Vorteil der konsequenten Zeiterfassung ist unmittelbar: Ihre Umsätze steigen. Zum einen, weil Sie keine abrechenbaren Stunden mehr übersehen. Zum anderen, weil Sie das Verhältnis zwischen wirtschaftlichen und unwirtschaftlichen Mandaten erkennen. Außerdem können Sie durch die Zeiterfassung sehr viel schneller abrechnen. Und noch einen anderen Vorteil hat die Zeiterfassung: Bei gleicher Produktivität können Sie früher nach Hause zu Ihrer Familie. [hez]

 

 

 

 

Tip:

  • Legen Sie in ihre Software maximal 6 Akten „auf sich selber“ an, damit sie auch für nicht abrechenbare Zeiten auswertbare Konten haben: für Marketing, Pro Bono, Privates,Unternehmen, Reise- und Wartezeiten und Störungen
  • Denken Sie darüber nach, an welchen Stellen sie produktiver sein könnten.
  • Legen Sie für sich Ruhezeiten fest, an denen Sie gezielt Akten bearbeiten und nicht durch Telefonate gestört werden wollen.
  • Eine gute Software braucht nicht mehr als 5 Klicks zur Abspeicherung:

1. Öffnen

2. Mandat/Akt auswählen auswählen

3. Zeitbeginn/-umfang einstellen

4. Textfeld für Notizen ausfüllen.

5. Zeitende einstellen und/oderAbspeichern



Markt

Henning Zander
    14.01.2013   


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